Pengawasan Kearsipan di OPD, DPKD Kabupaten Serang Dorong Tertib Arsip dan Penguatan SDM

SERANG – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang terus memperkuat tata kelola arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) melalui kegiatan pengawasan kearsipan. Pengawasan ini dilakukan sebagai upaya memastikan pengelolaan arsip berjalan sesuai ketentuan serta mendukung tertib administrasi pemerintahan.

Kepala Bidang Kearsipan DPKD Kabupaten Serang, Siti Imas Rakhmawati, SE, MM, mengatakan pengawasan dilakukan secara bertahap kepada seluruh OPD di Kabupaten Serang. Kegiatan ini diawali dengan sosialisasi, kemudian pembinaan, dan dilanjutkan dengan penilaian terhadap pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.

“Pengawasan ini sebenarnya diawali dengan sosialisasi terlebih dahulu, kemudian pembinaan, baru setelah itu penilaian. Karena masih banyak OPD yang belum memahami secara menyeluruh terkait pengelolaan arsip yang baik dan benar,” ujar Siti Imas Rakhmawati saat ditemui di ruang kerjanya, Kamis (5/2/2026).

Ia menjelaskan, pengawasan kearsipan mencakup beberapa aspek penting, mulai dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip. Setiap aspek memiliki instrumen penilaian yang harus dipenuhi OPD sebagai bukti dukung pengelolaan arsip.

Menurutnya, saat ini proses pengawasan masih berada pada tahap pembinaan. Hal tersebut dilakukan karena sebagian OPD masih belum memenuhi sejumlah indikator penilaian yang ditetapkan.

“Rata-rata nilai OPD masih rendah karena banyak eviden atau bukti dukung yang belum dipenuhi. Misalnya masih ada yang belum membuat buku surat masuk dan surat keluar, format naskah dinas belum sesuai ketentuan, hingga penataan arsip yang masih belum tertata dengan baik,” jelasnya.

Selain itu, pemanfaatan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) juga menjadi bagian penting dalam penilaian pengawasan. Aplikasi tersebut merupakan sistem nasional yang digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis secara elektronik di seluruh instansi pemerintahan.

Namun demikian, Imas mengakui bahwa pemahaman penggunaan aplikasi SRIKANDI di sejumlah OPD masih perlu ditingkatkan, terutama bagi pegawai yang baru menangani pengelolaan arsip.

“Seringkali terjadi mutasi pegawai sehingga pengelola arsip berganti. Ketika yang lama tidak melakukan alih pengetahuan, yang baru tentu membutuhkan waktu untuk memahami sistem pengelolaan arsip, termasuk penggunaan aplikasi SRIKANDI,” ungkapnya.

Ia juga menyoroti keterbatasan sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan. Saat ini di Kabupaten Serang hanya terdapat tiga pejabat fungsional arsiparis yang bertugas melakukan pembinaan dan pengawasan kearsipan.

“Padahal idealnya di setiap OPD ada arsiparis yang khusus menangani pengelolaan arsip. Dengan jumlah pegawai yang cukup banyak di Kabupaten Serang, tentu kebutuhan arsiparis juga cukup besar,” katanya.

Imas menjelaskan, saat melakukan kegiatan Pengawasan dirinya di dampingi 3 Arsiparis yakni Arsiparis Ahli Muda Maimona Tri Martuti, Arsiparis Ahli Pertama Ikoh Raudatul Farikoh, SE, serta didukung oleh Henni sebagai Admin SRIKANDI daerah yang membantu pengelolaan sistem kearsipan digital.

Sementara itu, SRIKANDI sendiri merupakan aplikasi umum bidang kearsipan yang dikembangkan pemerintah Indonesia untuk pengelolaan arsip dinamis secara elektronik. Sistem ini menjadi bagian dari implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) guna mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih efektif, efisien, dan transparan.

Dalam rangka percepatan penerapan SPBE bidang kearsipan sebagaimana diamanatkan dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, Pemerintah Kabupaten Serang berkomitmen menerapkan aplikasi SRIKANDI di seluruh perangkat daerah.

Komitmen tersebut diwujudkan melalui Surat Edaran Nomor 3437 Tahun 2023 tentang Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Serang. Aplikasi ini kemudian secara resmi diluncurkan pada 8 November 2023.

Selanjutnya, Pemerintah Kabupaten Serang juga melaksanakan bimbingan teknis penggunaan aplikasi SRIKANDI bagi 58 OPD dan kecamatan pada 8 Maret 2024, serta melakukan monitoring secara rutin untuk memastikan implementasi sistem berjalan optimal.

Hasilnya, dalam pengawasan kearsipan tahun 2025, Kabupaten Serang berhasil meraih nilai 65,13 (kategori B) dan menempati peringkat ke-193 dari 508 kabupaten/kota di Indonesia.

Bahkan untuk aspek digitalisasi arsip, Kabupaten Serang memperoleh nilai tertinggi di Provinsi Banten dengan skor 94,09 (kategori AA) dari delapan kabupaten/kota yang ada.

Keberhasilan tersebut tidak lepas dari komitmen Pemerintah Kabupaten Serang beserta seluruh jajarannya dalam memperbaiki tata kelola kearsipan secara berkelanjutan.

Imas berharap seluruh OPD semakin meningkatkan perhatian terhadap pengelolaan arsip, baik dari sisi tata kelola, sarana prasarana maupun peningkatan kapasitas SDM.

“Arsip ini jangan dianggap hal yang sepele. Semua kegiatan pemerintahan pasti diawali dengan dokumen atau surat. Bahkan ketika ada pemeriksaan atau kebutuhan hukum, yang pertama diminta adalah arsip. Karena itu penataannya harus benar dan tertib,” pungkasnya. (Trg)